Profesjonalna obsługa sekretariatu- szkolenie online

WYMAGANIA WSTĘPNE:

Szkolenie jest skierowane do osób pełniących funkcje w sekretariatach oraz administracji biurowej, zarówno początkujących, jak i z doświadczeniem, które chcą doskonalić swoje umiejętności. Wskazana podstawowa znajomość obsługi komputera oraz narzędzi takich jak pakiet Office 365 czy Google Workspace.

SKRÓCONY OPIS SZKOLENIA:

Szkolenie ma na celu rozwój kluczowych kompetencji pracowników sekretariatu, obejmując organizację pracy, zarządzanie komunikacją oraz budowanie profesjonalnego wizerunku. Uczestnicy poznają narzędzia cyfrowe wspierające efektywność biurową, zasady planowania zadań i harmonogramów oraz techniki radzenia sobie z presją i stresem. Program porusza także kwestie etykiety biznesowej, wielozadaniowości oraz umiejętności budowania relacji w kontaktach telefonicznych, e-mailowych i osobistych.

ZAGADNIENIA/OPIS I ETAPY SZKOLENIA:

1. Rola sekretariatu w organizacji

• Sekretariat jako centrum komunikacyjne firmy.
• Kluczowe funkcje sekretariatu: zarządzanie informacją, koordynacja zadań, wsparcie administracyjne.
• Cechy profesjonalnego sekretariatu.

2. Efektywna organizacja pracy sekretariatu

• Planowanie i priorytetyzacja zadań. Narzędzia do Planowania Trello, Planner.
• Zarządzanie kalendarzem i harmonogramem spotkań. Tworzenie kalendarzy, Linków rezerwacyjnych.
• Narzędzia cyfrowe wspierające pracę sekretariatu: kalendarze online, Office 365, Google Docs

3. Komunikacja w sekretariacie

• Sztuka profesjonalnej komunikacji telefonicznej i e-mailowej: zasady i etykieta.
• Obsługa gości i interesantów: pierwsze wrażenie, budowanie relacji, obsługa trudnych sytuacji.
• Zarządzanie konfliktem i radzenie sobie z presją.

4. Wizerunek i postawa profesjonalnego pracownika sekretariatu

• Znaczenie etykiety w pracy biurowej: dress code, kultura organizacyjna, etykieta biznesowa.
• Budowanie profesjonalnego wizerunku: postawa, ton głosu, umiejętność aktywnego słuchania.
• Umiejętności wielozadaniowości i zarządzania stresem w dynamicznym środowisku pracy.

EFEKTY KOŃCOWE

WIEDZA: 

• Rola i znaczenie sekretariatu w organizacji oraz jego kluczowe funkcje.
• Zasady profesjonalnej komunikacji telefonicznej i e-mailowej.
• Narzędzia do organizacji pracy: Trello, Planner, Office 365, Google Workspace.
• Zasady etykiety biznesowej, dress code’u oraz kultury organizacyjnej.

UMIEJĘTNOŚCI:

• Efektywne planowanie i priorytetyzacja zadań w dynamicznym środowisku pracy.
• Zarządzanie kalendarzem i harmonogramem spotkań, w tym tworzenie linków rezerwacyjnych.
• Profesjonalna obsługa gości, interesantów oraz zarządzanie trudnymi sytuacjami.
• Radzenie sobie z konfliktami i presją w pracy biurowej.
• Budowanie pozytywnego wizerunku poprzez postawę, komunikację i umiejętność aktywnego słuchania.

KOMPETENCJE:

• Skuteczne organizowanie pracy w sekretariacie, wspierające działania całej organizacji.
• Proaktywne podejście do zadań administracyjnych z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi cyfrowych.
• Budowanie profesjonalnego wizerunku i relacji z klientami oraz współpracownikami.
• Zarządzanie stresem i wielozadaniowością w środowisku biurowym.

Treść tego opracowania jest objęta ochroną praw autorskich. Jakiekolwiek kopiowanie, modyfikowanie czy korzystanie z jego fragmentów lub podobnych sformułowań wymaga uprzedniej pisemnej zgody autora.