Sekretariat na najwyższym poziomie- szkolenie online

WYMAGANIA WSTĘPNE:

Szkolenie przeznaczone jest dla pracowników sekretariatów, recepcji oraz administracji biurowej, a także osób przygotowujących się do pracy na stanowiskach administracyjnych. Uczestnicy powinni posiadać podstawową umiejętność obsługi komputera oraz korzystania z narzędzi biurowych, takich jak Microsoft 365 lub Google Workspace.

SKRÓCONY OPIS SZKOLENIA:

Celem szkolenia jest rozwinięcie praktycznych kompetencji związanych z organizacją pracy sekretariatu oraz sprawnym funkcjonowaniem biura. Uczestnicy poznają nowoczesne metody planowania i koordynacji zadań, zasady skutecznej komunikacji z klientami i współpracownikami oraz narzędzia cyfrowe wspierające codzienną pracę administracyjną. Program obejmuje również zagadnienia związane z profesjonalnym wizerunkiem, organizacją czasu, obsługą interesantów oraz radzeniem sobie z sytuacjami wymagającymi szybkiego podejmowania decyzji.

ZAGADNIENIA/OPIS I ETAPY SZKOLENIA:

Moduł 1. Sekretariat jako wsparcie działalności organizacji

• znaczenie sekretariatu w sprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa,
• obieg informacji i dokumentów,
• współpraca z kadrą zarządzającą oraz pozostałymi działami,
• odpowiedzialność i standardy pracy administracyjnej.

Moduł 2. Organizacja pracy i zarządzanie zadaniami

• planowanie dnia pracy oraz ustalanie priorytetów,
• organizacja kalendarza i spotkań,
• wykorzystanie narzędzi wspierających pracę biurową (Microsoft Planner, Trello, Outlook, Google Calendar),
• usprawnianie codziennych procesów administracyjnych.

Moduł 3. Profesjonalna komunikacja i obsługa interesantów

• standardy komunikacji telefonicznej i elektronicznej,
• przygotowanie i prowadzenie korespondencji służbowej,
• budowanie pozytywnych relacji z klientami oraz współpracownikami,
• postępowanie w sytuacjach trudnych i konfliktowych.

Moduł 4. Profesjonalizm w pracy administracyjnej

• budowanie wizerunku pracownika administracji,
• zasady etykiety biznesowej i kultury organizacyjnej,
• organizacja pracy pod presją czasu,
• techniki radzenia sobie ze stresem oraz efektywna wielozadaniowość.

EFEKTY KOŃCOWE

WIEDZA: 

Po ukończeniu szkolenia uczestnik:

• wyjaśnia rolę sekretariatu w funkcjonowaniu organizacji,
• zna zasady organizacji pracy administracyjnej,
• rozumie standardy profesjonalnej komunikacji z klientem i współpracownikami,
• zna możliwości wykorzystania nowoczesnych narzędzi cyfrowych wspierających pracę biurową,
• rozpoznaje zasady etykiety biznesowej i kultury organizacyjnej.

UMIEJĘTNOŚCI:

Po ukończeniu szkolenia uczestnik potrafi:

• planować i organizować pracę sekretariatu,
• efektywnie zarządzać kalendarzem oraz harmonogramem spotkań,
• prowadzić profesjonalną komunikację telefoniczną i elektroniczną,
• sprawnie obsługiwać klientów i gości firmy,
• wykorzystywać aplikacje wspomagające organizację pracy,
• reagować na sytuacje stresowe i rozwiązywać bieżące problemy organizacyjne.

KOMPETENCJE:

Po ukończeniu szkolenia uczestnik:

• odpowiedzialnie organizuje własną pracę,
• dba o wysoki standard obsługi klientów i współpracowników,
• wykazuje inicjatywę w usprawnianiu procesów administracyjnych,
• buduje profesjonalny wizerunek organizacji poprzez właściwą komunikację i postawę,
• efektywnie współpracuje z zespołem oraz kierownictwem.

Treść tego opracowania jest objęta ochroną praw autorskich. Jakiekolwiek kopiowanie, modyfikowanie czy korzystanie z jego fragmentów lub podobnych sformułowań wymaga uprzedniej pisemnej zgody autora.